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Piattaforma per la Gestione Medico per Studio Minoretti

by:Alessio Brenna 27 Giugno 2024

Situazione precedente e richiesta del cliente

Il cliente, Studio Minoretti, gestiva le prenotazioni dei pazienti utilizzando più calendari su Google Calendar. Questo metodo, sebbene funzionale, presentava alcune criticità, tra cui la difficoltà nel gestire e visualizzare simultaneamente tutte le tipologie di prenotazione, e la possibile sovrapposizione di appuntamenti che rendeva difficile l’ottimizzazione del tempo. Di fronte a queste problematiche, il cliente ha richiesto una soluzione che consentisse di unificare le prenotazioni in un unico calendario. Inoltre, era necessaria l’integrazione di un sistema di fatturazione per automatizzare la gestione economica degli appuntamenti. Infine, Studio Minoretti ha espresso la necessità di implementare un sistema di invio automatico di email, SMS e messaggi WhatsApp per la conferma, la modifica e l’eliminazione delle prenotazioni, il follow-up post-appuntamento e i promemoria degli appuntamenti.

Proposta

Per rispondere alle esigenze del cliente, è stata proposta la progettazione e sviluppo di un calendario personalizzato che centralizzi tutte le tipologie di prenotazione, facilitando la gestione e l’ottimizzazione del tempo per lo Studio Minoretti. Si è inoltre suggerito di integrare il sistema di prenotazione con Fatture in Cloud per automatizzare la fatturazione degli appuntamenti. Per migliorare la comunicazione con i pazienti, è stata proposta l’integrazione con Spoki, un servizio che consente di inviare messaggi automatici tramite email, SMS e WhatsApp.

Soluzioni utilizzate

Per rispondere alle esigenze di Studio Minoretti, sono state utilizzate due principali soluzioni tecnologiche: Fatture in Cloud e Spoki.

Fatture in Cloud: Piattaforma che permette di creare, inviare e gestire fatture in modo semplice ed efficiente. Integrandola con il sistema di prenotazioni, consente di generare e inviare fatture in maniera automatizzata. Questo riduce l’intervento manuale, minimizza gli errori e offre funzionalità avanzate di reporting e gestione finanziaria, permettendo allo studio di monitorare le entrate e le spese in tempo reale.

Spoki: Servizio che consente di inviare messaggi automatici tramite diversi canali (email, SMS, WhatsApp). Questa soluzione migliora la comunicazione con i pazienti, assicurando che ricevano tempestivamente conferme, modifiche, cancellazioni, promemoria e follow-up relativi agli appuntamenti. L’integrazione di Spoki con il sistema di prenotazioni automatizza le comunicazioni, riducendo il carico di lavoro manuale e migliorando l’efficienza operativa.

Connettori implementati

Sono stati implementati due connettori principali:

  • Gestionale PrenotazioniFatture in Cloud: Sincronizzazione bidirezionale per garantire che ogni appuntamento venga automaticamente fatturato e che le fatture siano sempre aggiornate con le informazioni più recenti.
  • Gestionale PrenotazioniSpoki: Integrazione per l’invio automatico di comunicazioni legate alle prenotazioni, tra cui conferme, modifiche, cancellazioni, promemoria e follow-up.

Risultati e benefici ottenuti

Grazie alla soluzione implementata, Studio Minoretti ora dispone di una piattaforma integrata e aggiornata che centralizza le risorse e informazioni. Inoltre la visualizzazione e gestione delle prenotazioni in un unico calendario ha eliminato il rischio di sovrapposizione degli appuntamenti e migliorato l’efficienza operativa. La riduzione significativa del tempo dedicato alla gestione amministrativa, ottenuta grazie all’automazione dei processi di prenotazione e fatturazione, ha migliorato l’efficienza lavorativa sia per il personale amministrativo che per i medici. Infine, le comunicazioni automatiche riducono il carico di lavoro manuale, assicurando che i pazienti siano sempre informati tempestivamente e che non ci siano disguidi sugli appuntamenti.

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